"Software de gestión para clínicas" es una de esas expresiones que suenan precisas hasta que intentas comprar una. Dos programas con la misma etiqueta pueden no parecerse en nada: uno es una historia clínica con un calendario pegado, otro es un motor de facturación que además guarda notas, y el tercero es básicamente una agenda pensada para el mostrador de recepción.
Conviene saberlo antes de comparar precios, porque si no vas a comparar dos cosas que no son la misma cosa.
Un término que tapa cuatro productos distintos
| El trabajo | Cuando está bien resuelto | Lo que cuesta cuando no |
|---|---|---|
| Historia clínica | Una evolución de seguimiento sale en menos de dos minutos y parte de la anterior | Evoluciones escritas en casa a las nueve de la noche, o no escritas |
| Agenda | Todos ven lo mismo, en cualquier dispositivo, al instante | Dobles reservas y una recepción que llama para confirmar |
| Dinero | Quién debe qué y cuánto generó cada profesional, sin planilla | Un domingo al mes y discusiones que no puedes cerrar con datos |
| Documentos | Un informe para el médico o la aseguradora en dos minutos | La fuente de derivaciones que deja de derivar sin decírtelo |
Ordena esos cuatro para tu centro antes de abrir una sola página de producto. La mayoría de los dueños descubre que el orden no es el que suponía: la historia clínica es donde se van las horas, pero el dinero es donde están las discusiones.
Qué cambia el día que entra el segundo profesional
Casi todos los centros funcionan con algo informal hasta ese momento, y entonces se rompen tres cosas a la vez.
- La autoría. Quién escribió esta evolución. Quién movió esa cita. Quién cobró en efectivo. Con una persona esas preguntas no existen; con dos aparecen en quince días.
- La visibilidad. Los dos necesitáis ver los huecos del centro, y ninguno necesita ver todo lo del otro. Son permisos distintos y los montajes informales no tienen ninguno de los dos.
- El reparto. Porcentaje, alquiler de sala, sueldo más variable: sea lo que sea lo que acordasteis, ahora alguien tiene que calcularlo cada mes, con datos que tienen que estar bien.
La señal es el segundo profesional, no el paciente número cien. Un fisioterapeuta solo con trescientos pacientes puede funcionar con una planilla, y a menudo debería. Dos fisioterapeutas con sesenta pacientes entre los dos normalmente no, porque la planilla no sabe responder "quién cambió esto y cuándo".
Historia compartida, y quién puede ver qué
En un centro, los pacientes son del centro y no del profesional — clínicamente y casi siempre también por contrato. Cuando alguien cubre el jueves de un compañero necesita la historia: qué se encontró, qué se probó, cuál es el plan. Sin eso, la sesión empieza de cero y el paciente lo nota.
Dos cosas que mirar en cualquier programa:
- ¿Quien cubre ve la línea de tiempo completa o un resumen que alguien tuvo que acordarse de escribir?
- ¿Hay registro de accesos? Quién abrió una ficha, quién la editó, cuándo. Es la parte en la que nadie piensa hasta que hay una reclamación, y ese día es lo único que importa.
Qué va dentro de la evolución y cuánto tiempo hay que conservarla es un tema en sí mismo, y lo tratamos en este artículo.
Una agenda para cada uno y una vista del centro
La agenda de un centro tiene que hacer dos cosas contradictorias: darle a cada profesional una columna suya y darle a quien coge el teléfono una vista de todo. Si solo hace lo primero, recepción improvisa. Si solo hace lo segundo, cada uno busca sus tres citas en una pared de citas.
Lo que separa una agenda de centro de un calendario compartido:
- Columnas por profesional que puedas ver en paralelo o de una en una.
- Salas y aparatos, si dos profesionales comparten box o una máquina. Una agenda que solo entiende de personas te dejará meter a dos en el mismo box tan feliz.
- Tratamientos recurrentes que se puedan mover sesión a sesión sin rehacer el resto.
- Lista de espera. Cancela el de las once del jueves: ¿quién quería un hueco antes? En un centro esa lista vale dinero real cada semana.
- Clases grupales, si haces Pilates o grupos de rehabilitación, con asistencia por participante y no una cita para ocho personas.
El reparto: el domingo que se come cada mes
Esta es la razón silenciosa por la que la mayoría de los centros acaba comprando un programa, y nunca aparece en la tabla comparativa porque no es una función.
El cálculo suena simple: sesiones dadas por el porcentaje acordado. Deja de ser simple enseguida. Un bono de diez sesiones comprado en enero y repartido entre dos profesionales. Una clase con seis participantes, dos de ellos con bono. Una falta que tu política dice que se cobra. Una sesión a precio de mutua. Un pago en efectivo en el mostrador.
Hacer eso cada mes con dos planillas es una tarde de domingo, y cada error es una conversación sobre dinero con un compañero. Hacerlo con los mismos datos que registraron las sesiones es una pantalla que se lee.
El reparto no es la nómina. Un programa que calcula lo que generó cada profesional no es un programa que le paga, ni que gestiona impuestos o cotizaciones. La mayoría de estos productos — el nuestro incluido — hace lo primero y no lo segundo. Si un proveedor da a entender lo contrario, pídele que te diga exactamente qué declaraciones genera.
Los cinco números que el dueño debería leer
No un panel con cuarenta indicadores. Cinco cosas, el mismo día de cada mes, apuntadas para ver la tendencia.
- Ocupación por profesional. Citas dadas sobre huecos disponibles. Te dice quién necesita ayuda con la captación y quién necesita otra sala.
- Pacientes nuevos y de dónde vienen. Si no sabes contestar la segunda parte, estás invirtiendo a ciegas.
- Sesiones medias por tratamiento. Cuando baja, la gente está abandonando antes de tiempo. Eso es un problema de comunicación antes que de captación.
- Tasa de siguiente cita. Qué proporción se va con la próxima sesión ya reservada. Mejorarlo es más barato que captar, y se decide en los últimos treinta segundos de la sesión.
- Inasistencias sobre citas dadas, por profesional. Uno con el doble que el resto es un hábito al dar cita, no un problema de pacientes.
La facturación no está en la lista a propósito: es el resultado de esos cinco y llega con semanas de retraso.
Pruébalo con dos profesionales dentro
Crea la cuenta, añade a un compañero, mete una semana real en las dos agendas y abre la pantalla de reparto. Media hora, y responde más que cualquier demo.
Crear cuenta gratis → Sin tarjeta. Los primeros 7 días no tienen ningún límite.Comprar: por profesional, por paciente o por plan
- Por profesional. Previsible, y castiga a los que trabajan pocas horas: quien viene los viernes cuesta lo mismo que quien viene cinco días.
- Por paciente activo. Va bien mientras eres pequeño y tiene la costumbre de dispararse justo cuando el centro crece y la caja está más apretada.
- Por plan de funciones. El que hay que leer con lupa. La función que de verdad necesitas — la segunda agenda, la exportación, las clases grupales — suele vivir un plan por encima del tuyo.
Sea cual sea, haz la misma cuenta: cuánto será la factura del tercer mes, con todas las personas que van a tener usuario, más cargos por mensaje o por documento. Compara esos números, no los de la página de precios. Hay más sobre esto en el artículo de precios.
Qué cubre Physioly en un centro y qué deja fuera
Los planes de clínica de Physioly dan una agenda a cada profesional, historia clínica compartida con línea de tiempo, clases grupales cobradas por participante, bonos de sesiones, control de cobros y pendientes, finanzas consolidadas y el reparto calculado por profesional para que el cierre de mes no sea una planilla. Los precios son US$95,00 al mes hasta 3 profesionales, US$239,00 hasta 10 y US$399,00 hasta 20, con pacientes ilimitados en los tres.
Lo que no es:
- No es nómina. Calcula lo que generó cada profesional. Pagarle y los impuestos que van detrás ocurren en otro sitio.
- No es gestión de personal. Ni cuadrantes, ni vacaciones, ni fichajes.
- No lleva inventario. El material fungible y la venta se cuentan en otro lado.
- No factura a mutuas ni aseguradoras. Registras la mutua y su baremo y emites factura, pero la tramitación se hace en su portal.
- No se integra con la contabilidad. Exportas y le pasas el archivo a tu gestoría.
- No hay reserva online por el paciente. El paciente confirma y ve lo que viene; no se mete solo en la agenda.
- Veinte profesionales es el techo de los planes publicados. Por encima de ahí es una conversación, no una página de precios.
- El cobro es en dólares, con el tipo de cambio de tu banco y quizá una comisión por moneda extranjera.
Para un centro de dos a veinte fisioterapeutas que quiere historia, agenda y dinero en el mismo sitio, encaja bien. Para un centro cuyo problema central es la facturación a mutuas o las nóminas, no encaja — y lo descubrirías en la primera semana igual, así que mejor ahora.
Dudas que nos llegan
¿Qué es un software de gestión para clínicas de fisioterapia?
Un término paraguas para un programa que sostiene cuatro cosas a la vez: historia clínica, agenda, dinero e informes para terceros. En un centro con varios profesionales además tiene que resolver quién ve qué ficha, una agenda por profesional y cómo cobra cada uno lo suyo.
¿Cuándo se le queda pequeña la planilla a un centro?
Normalmente con el segundo profesional, no con un número de pacientes. Una persona sola puede llevar la agenda y los cobros en la cabeza y en una planilla; dos personas no, porque aparece la pregunta de quién cambió qué y cuándo, y una planilla no responde a eso.
¿Cada fisioterapeuta debe tener su propio usuario?
Sí, y no es una cuestión de licencias. El usuario compartido destruye la autoría: no puedes saber quién escribió una evolución, quién movió una cita o quién cobró. Eso importa para el registro clínico, para cualquier reclamación y para un reparto que nadie quiere discutir a ciegas.
¿Cuánto cuesta un software para un centro de fisioterapia?
Los proveedores cobran por profesional, por paciente activo o por plan de funciones, así que los precios del titular no son comparables. Physioly publica US$95,00 al mes para hasta 3 profesionales, US$239,00 para hasta 10 y US$399,00 para hasta 20, con pacientes ilimitados en los tres. Calcula tu factura del tercer mes con todas las personas que de verdad van a entrar.
¿Physioly hace nóminas y cuadrantes de turnos?
No. Physioly calcula lo que ha generado cada profesional con las sesiones que ha dado, incluidos bonos y clases grupales. Pagarle, y los impuestos que eso lleva, ocurre en un programa de nóminas o con tu gestoría. Tampoco hay cuadrantes de turnos, control de vacaciones ni fichajes.