Hay kinesiólogos que facturan muy bien con un cuaderno. No es una broma: si atiendes doce pacientes fijos, todos los martes y jueves, en el mismo box, con el mismo valor de sesión, el cuaderno funciona. Cambiar eso por un sistema no te va a hacer ganar más.
El problema empieza después. Empieza cuando un paciente que viste hace ocho meses vuelve por lo mismo y no te acuerdas de qué le habías indicado. Cuando cierras el mes y no sabes decir si cobraste todo. Cuando alguien no llega y ese horario ya no vuelve.
Cuándo la planilla deja de alcanzar
La planilla no falla de golpe. Se degrada. Y hay tres señales bastante claras de que ya te está costando plata:
La primera es la memoria. Mientras tengas pocos pacientes activos, tu cabeza guarda el caso completo. Pasado cierto punto —que es distinto para cada uno, pero suele estar entre los treinta y los cincuenta pacientes con historial— dejas de recordar y empiezas a reconstruir. Reconstruir toma diez minutos por paciente y a veces sale mal.
La segunda es el dinero que no cuadra. Si al cerrar el mes tienes que sumar a mano, revisar transferencias y preguntarle a alguien si ya te pagó, no tienes un problema de contabilidad: tienes un problema de registro. Las sesiones vendidas en paquete son donde más se pierde, porque el pago y la sesión ocurren en momentos distintos.
La tercera es el respaldo. Una planilla en el disco de la laptop es un archivo único. Si se pierde, se perdió la historia clínica de todos tus pacientes, con las consecuencias legales que eso tiene en tu país. Esta es, de lejos, la razón más seria para dejar la planilla, y casi nadie la menciona hasta que le pasa.
Un caso que vale la pena mirar: si compartes la planilla por correo o por un grupo de mensajería para consultarla desde el celular, esa planilla ya salió de tu control. Datos de salud circulando por adjuntos es un riesgo real, no un tecnicismo — y en México, Chile y Colombia hay legislación de protección de datos personales que aplica.
Lo que sí tiene que hacer
Para quien atiende solo, la lista corta es corta de verdad. Cuatro cosas, y todas tienen que funcionar bien en el celular, porque la mitad de las veces vas a usarlo entre paciente y paciente, de pie.
1. Historia clínica que puedas leer rápido
No basta con guardar texto. Lo que importa es poder abrir un paciente y ver, en una pantalla, qué pasó la última vez, qué indicaste y cómo venía la evolución. Si para saber eso tienes que hacer scroll por nueve entradas iguales, el sistema no te resolvió nada.
Las fichas por especialidad ayudan: una evaluación ortopédica y una respiratoria no piden los mismos campos. En Physioly hay fichas separadas para ortopédica, neurológica, cardiorrespiratoria, deportiva, pélvica, pediátrica, gerontológica, acupuntura y pilates, más una personalizada para armar la tuya.
2. Agenda que confirme sola
La agenda que solo muestra horarios es un calendario. La agenda útil es la que te dice, la tarde anterior, cuántos de los pacientes de mañana todavía no confirmaron. Ese número es lo que te hace abrir el teléfono a tiempo.
3. Cobros por paciente, no por mes
Necesitas saber quién te debe, no solo cuánto entró. Son dos preguntas distintas y la segunda no responde la primera. Si vendes paquetes de sesiones, además, necesitas ver cuántas quedan de cada paquete, porque ese es el punto exacto donde se regalan sesiones sin darse cuenta.
4. Respaldo que no dependa de ti
Copias automáticas, en un servidor que no sea tu laptop. Es aburrido y es lo más importante de la lista.
Lo que te van a vender y probablemente no uses
Esta parte es la que casi ningún artículo de software escribe, así que acá va.
- Telemedicina integrada. Si haces teleconsulta, cualquier herramienta de videollamada te sirve. Pagar más por tenerla dentro del sistema rara vez se justifica cuando atiendes solo.
- App propia con tu marca. Suena bien. El paciente no la instala. Un enlace que se abre en el navegador tiene muchísima más tasa de uso.
- Informes y tableros elaborados. Cuando eres una sola persona, los números que necesitas caben en tres: cuánto entró, cuánto te deben, cuántas horas libres tienes. El resto es decoración.
- Marketing automatizado. Si todavía no tienes flujo de pacientes, el sistema no te lo va a crear. El portafolio público —una página tuya con tus especialidades y tu contacto— rinde más que cualquier automatización, porque al menos existe en Google.
Planilla, agenda de papel o sistema
Comparación honesta, incluyendo lo que la planilla hace mejor:
| Papel / planilla | Sistema de gestión | |
|---|---|---|
| Costo directo | Cero | De US$0,00 a US$65,00 al mes según el plan |
| Empezar hoy | Inmediato | Configuración inicial: una tarde, más el traspaso de pacientes |
| Buscar un paciente viejo | Depende de tu memoria | Búsqueda por nombre, con el historial completo |
| Consultar desde el celular | No, o por foto | Sí, con la ficha completa |
| Saber quién te debe | A mano, al cierre | Estado de cuenta por paciente, siempre visible |
| Si se pierde el archivo | Se perdió todo | Copias automáticas diarias |
| Flexibilidad para anotar cualquier cosa | Total — acá el papel gana | Limitada a los campos que existen |
Ese último punto es real y conviene decirlo: el papel no te discute. Un sistema te obliga a una estructura, y hay profesionales a los que esa estructura les molesta durante las primeras semanas. Después suele ordenar más de lo que estorba, pero la fricción inicial existe.
Cuánto cuesta, en dólares y en sesiones
Los precios de software de salud varían enormemente entre proveedores y países. Te dejamos los nuestros, que son los únicos que podemos afirmar con certeza:
Arriba de eso está el plan Elite, a US$65,00 mensuales, con pacientes ilimitados. Para clínicas con equipo los planes arrancan en US$95,00 con tres profesionales — pero eso es otro artículo.
La cuenta que sirve para decidir no es el precio: es cuántas sesiones tuyas paga la suscripción. Si tu sesión vale el equivalente a US$20,00, el plan Esencial te cuesta una sesión y media al mes. Si con eso recuperas una hora que se te habría ido en inasistencias no avisadas, ya se pagó. Si no la recuperas, no se pagó, por barato que sea.
Cómo probarlo sin apostar nada: crea la cuenta gratis y carga tus pacientes activos reales, no tres de prueba. Úsalo dos semanas completas con la agenda de verdad. Al final vas a saber si te ahorró tiempo o si solo te agregó un lugar más donde escribir. Es la única prueba que sirve.
Prueba con tu agenda real, no con datos de prueba
Historia clínica, agenda y finanzas en un plan gratis permanente. Los 7 primeros días, sin ningún límite.
Crear cuenta gratis → Sin tarjeta de crédito · Cancelas cuando quierasLo que ningún software hace por ti
Y acá, lo que Physioly específicamente no hace, para que no lo descubras después de mudar todo:
- No emite factura electrónica. Ni CFDI en México, ni boleta o documento tributario electrónico en Chile, ni factura electrónica ante la DIAN en Colombia. El sistema registra el cobro y el estado de cuenta; la emisión fiscal la sigues haciendo por fuera.
- No manda mensajes de WhatsApp solo. Te arma la lista de quién falta confirmar y el mensaje listo para enviar, pero el envío lo haces tú. Decir lo contrario sería mentirte.
- No se conecta con aseguradoras ni prestadores. Puedes cargar tus convenios con su propia tabla de procedimientos y valores, y eso ordena bastante — pero no hay integración con isapres, EPS ni aseguradoras privadas.
- El cobro es en dólares, con tarjeta. No hay pago en OXXO, Webpay ni PSE. Si eso es un problema para ti, mejor saberlo ahora.
- El soporte es humano pero no telefónico local. Respondemos en español por correo y por Telegram. No tenemos un número local en tu país.
Nada de esto impide usar el sistema. Pero si lo que buscabas era exactamente una de esas cosas, te ahorramos la prueba.
Preguntas frecuentes
¿Sirve igual si soy kinesiólogo y no fisioterapeuta?
Sí — es la misma herramienta. El nombre de la profesión cambia según el país (kinesiología en Chile, fisioterapia en México y Colombia), pero las fichas, la agenda y el registro de evolución son los mismos. La interfaz está en español.
¿Puedo empezar gratis y pasar a un plan pago después?
Sí, y tus datos se quedan donde están. El Plan Gratis es permanente, con límites de uso mensuales y de pacientes; los 7 primeros días son sin ningún límite para que pruebes con todo. Cuando el límite te empiece a estorbar, cambias de plan.
¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar?
La cuenta vuelve al Plan Gratis con sus límites. No se borra tu historia clínica. Puedes exportar tus informes en PDF antes de decidir cualquier cosa.
¿Cuánto tarda mudar los pacientes desde Excel?
La importación de la lista es cuestión de minutos: subes el .xlsx o el CSV, el sistema reconoce las columnas y te muestra la vista previa antes de guardar. Lo que sí toma tiempo es el historial clínico escrito en texto libre dentro de celdas, porque eso hay que revisarlo caso por caso. Nadie te puede prometer que eso sea automático.
¿Funciona sin internet?
Parcialmente. Puedes leer las fichas guardadas durante una atención sin conexión, algo que importa mucho a quien atiende a domicilio. Para registrar y sincronizar necesitas conexión.